Grip op Programma's

De software van celon360 biedt ondersteuning voor programmamanagement in de breedste zin van het woord.

Met ons systeem stuurt u uw belangrijkste strategische doelen. U krijgt de benodigde informatie over inzet van middelen en doelrealisatie, informatie over verleden, heden en toekomst. En u ziet direct de impact van (gewenste) wijzigingen in uw programma.

Celon360 programmamanagement is organisatiebreed in te zetten, maar past ook heel goed binnen uw eigen programma-, projectteam of afdeling.

Het systeem kan naadloos worden ingezet voor de PGM methode van Twynstra Gudde, maar ook andere programmamethoden als MSP, PGMC, SPM en IPM zijn mogelijk.

Het principe van programmamanagement is continu sturen op het behalen van uw doelstellingen. Het uitgangspunt bij alle inspanningen is dat deze een wezenlijke bijdrage leveren aan de gestelde strategische, maatschappelijke of financiële doelstellingen van de organisatie.

Deze doelbijdrage wordt vervolgens afgezet tegen de benodigde middelen (in bijvoorbeeld Euro’s en mensuren). Op deze wijze kan de meest efficiënte inzet van de beschikbare middelen worden bepaald, waarmee de grootste doelbijdrage wordt behaald.

Celon360 is een modern, flexibel en praktisch systeem, beschikbaar via het internet. Hiermee heeft u altijd toegang tot uw gegevens, ook vanaf een tablet of smartphone. Door informatie over en van het programma in een centraal systeem vast te leggen worden problemen voorkomen.

Afhankelijk van de specifieke rolinvulling wordt door het systeem een menu op maat gegenereerd waarin de beschikbare functies overzichtelijk wordt weergegeven in vier blokken.

• Planning: het structureren en organiseren van het programma
• Uitvoering: het organiseren en bewaken van de uitvoering
• Voortgang: het bepalen van de voortgang van het programma
• Maatregelen en besluiten: het ontwikkelen van maatregelen en documenteren van besluiten

Definitie

Het programma begint met het vastleggen van een gedegen basis met informatie over de aanleiding, context en afbakening. Met deze gegevens kan er vervolgens eenvoudig en snel een Programmaplan worden gegenereerd naar Word en PDF.

De inhoud van het programmaplan is gebaseerd op het gedachtegoed zoals beschreven op Werken aan programma's

Doelen

De kern van een programma in celon360 is het doelen-inspanningen-netwerk (DIN). De eerste stap is het opzetten van een doelenboom. Het hoofddoel van het programma kan in deze structuur worden onderverdeeld in meerdere subdoelen. Hoe lager in de boomstructuur, hoe concreter de doelen zijn. Drie basisniveaus zijn:

• Het ER-doel (betER, mooiER, mindER, grotER etc.): het doel is vastgesteld, maar nog niet gekwantificeerd (hoeveel, wanneer, waar, etc.)
• Het effectdoel: het ER-doel wordt nu SMART gemaakt in een omgevings- of situatieverandering.
• Het prestatie- of resultaatdoel: tastbare resultaten die leiden tot de gewenste verandering in de omgeving of situatie, waardoor het effectdoel behaald gaat worden.

Afhankelijk van de scope en focus van uw programma kan de doelenhierarchie groter of kleiner zijn.

Financiële middelen

Om het programma te sturen is het belangrijk om een goede financiële planning te maken en vervolgens deze planning te vergelijken met de werkelijkheid die ontstaat in de projecten of inspanningen. Binnen celon360 wordt een programma gepland op:

• Budget: het programmabudget per jaar wordt verdeeld over de onderliggende doelen, eventueel per geldbron of ‘potje’
• Inkomsten: de verwachte inkomsten uit bijvoorbeeld subsidies of andere geldbronnen kunnen in de tijd worden vastgelegd per doel
• De prestatiebegroting: op het niveau van de prestatiedoelen wordt bepaald hoeveel, van welke eenheid, per jaar moet worden gehaald.

De programmamanager legt een logische relatie tussen programmadoelen en een of meer projecten.

Hierdoor ontstaan een Doelen-Inspannen-Netwerk netwerk (DIN).

Vervolgens wordt een project voorzien van voldoende middelen om het project succesvol te kunnen uitvoeren. Het budget dat via de doelkoppelingen beschikbaar komt is het totale projectbudget voor de projectleider die het mandaat krijgt. Hiermee ontstaat een Doelen-Inspanningen-Middelen netwerk (DIM).

Om te garanderen dat de doelstellingen van het project ook daadwerkelijk worden gerealiseerd, is gedegen risicomanagement noodzakelijk.

De belangrijkste risico's zullen door de projectleider en de programmamanager beoordeeld moeten worden.

Onze overzichtelijke risicorapportages en -dashboards kan dit worden ondersteund.