Nieuwsbericht

Waarom organisaties en instellingen Teams gebruiken zoals ze Excel gebruiken (maar niet zouden moeten doen)

Opvallend vaak komen wij in gesprek met klanten die allerlei informatiesystemen hebben “gebouwd” in Microsoft Teams. Hoe eenvoudig dit ook lijkt te zijn en hoeveel voordelen dit ook lijkt te hebben, uiteindelijk levert het vaak meer problemen op dan voordelen. De belangrijkste nadelen hebben we hieronder op een rijtje gezet.

Laagdrempelig

Net als Excel is Microsoft Teams gemakkelijk toegankelijk voor iedereen binnen een organisatie. Medewerkers zonder technische achtergrond kunnen eenvoudig zelf werkprocessen in Teams inrichten, zonder dat er IT-hulp nodig is. Dit leidt vaak tot creatieve, maar ongecontroleerde workarounds, vergelijkbaar met de manier waarop Excel wordt gebruikt voor allerlei niet-voorgeschreven doeleinden.

Informele data-opslag en structuur

Waar Excel vaak wordt gebruikt voor het ad-hoc opslaan van gegevens buiten formele systemen, zien we nu dat Teams ook steeds vaker fungeert als onofficieel archief. Bestanden, notities, kanbanborden, planning en conversaties worden op verschillende plekken in Teams opgeslagen, zonder gestandaardiseerde structuur of beheer, waardoor de kans op duplicatie en gebrek aan consistentie groeit.

Schaduw-IT en automatisering

Teams maakt het eenvoudig om via integraties en Power Automate automatische processen op te zetten. Dit creëert een laag van “schaduwautomatisering” waarin gebruikers hun eigen oplossingen bouwen buiten formele IT-processen om, net zoals Excel vaak wordt gebruikt voor schaduwboekhoudingen en programma- of projectmanagement.

Samenwerkingshubs zonder governance

Net zoals Excel kan Teams snel uitgroeien tot een chaos zonder goede governance. Gebruikers kunnen gemakkelijk nieuwe teams, kanalen en chats aanmaken, wat leidt tot versnippering van informatie en inefficiëntie, vergelijkbaar met de ongeorganiseerde spreadsheetverzamelingen in Excel.

Risico op data-integriteitsproblemen

Net zoals bij Excel, waarin complexe spreadsheets vaak fouten bevatten die onopgemerkt blijven, kan de ongecontroleerde manier waarop Teams wordt gebruikt voor het delen van informatie en bestanden leiden tot fouten en miscommunicatie. Het ontbreken van centrale controle en validatie van gegevens vergroot dit risico.

Gebruikt voor niet-geplande toepassingen

Excel wordt vaak gebruikt voor taken waarvoor het niet ontworpen is, zoals het bouwen van complexe databases of projectplanningen. Op dezelfde manier zien we dat Teams steeds vaker wordt ingezet voor toepassingen waarvoor het eigenlijk niet bedoeld is, zoals uitgebreide projectmanagementsystemen of CRM-oplossingen, wat tot inefficiënties kan leiden.

Snelheid vs. duurzaamheid

Net als bij Excel, waar medewerkers snel een oplossing kunnen bouwen die niet schaalbaar of duurzaam is, gebeurt dit ook met Teams. Gebruikers kunnen snel nieuwe teams en automatiseringen opzetten die op korte termijn werken, maar op de lange termijn niet voldoen aan professionele standaarden of integratiemogelijkheden missen.

Conclusie

Teams als specialistisch informatiesysteem lijkt geen goed idee. Het kan zeker helpen om de informatiebehoeftes van een afdeling te helpen structureren. Maar als het daadwerkelijk wordt gebruikt als systeem onder een proces, is het verstandiger om te zoeken naar een goed en degelijk systeem dat gemaakt is voor specifieke probleemstelling.